複合機の保守ってなんですか？保守契約は必ず必要なのですか？

複合機の保守契約とは、複合機を安心・安定して利用できる、言わば”保険”のようなものです。契約することをお勧めします。

複合機は、長期間の使用や高頻度の利用により、トラブルを起こすことも少なくありません。

故障や不具合が発生した際に、業務に大きな支障が出ることを避けるため、複合機の「保守契約」を結んでおきましょう。

この記事では、複合機の保守契約の概要やその必要性、契約の種類、さらに契約を結ぶ際の注意点について詳しく解説します。

複合機の保守契約とは？

複合機の保守契約とは、複合機を安定して利用できるように、メーカーや保守業者が定期的に点検やメンテナンスを行い、故障や不具合の際には迅速に対応するサービス契約のことです。

保守契約では、以下のようなサービスが含まれます。

• 定期的な点検およびメンテナンス
• 故障時の修理対応
• 消耗品（トナーや部品）の交換
• 緊急時の対応（オンサイト修理やリモートサポート）

複合機を導入する際には、この『保守契約』を結ぶことが一般的です。

保守契約が必要な理由

複合機の保守契約が必要な理由は、主に以下の2つです。

• 日々の業務を安定して行える
• 修理・メンテナンス費用が抑えられる

それぞれ説明していきます。

日々の業務を安定して行える

保守契約を結ぶことで、日々の業務を安定して行うことができます。

複合機は日常業務の中で頻繁に利用されるため、故障や不具合が発生すると業務が一時的にストップしてしまう可能性があります。

保守契約を結ぶことで、定期的な点検を受けられ、機器の不調を未然に防ぐことができます。

さらに、万が一のトラブル発生時も迅速な修理対応を受けることで、業務の中断を最小限に抑えることができます。

修理・メンテナンス費用が抑えられる

保守契約を結ぶことで、修理・メンテナンス費用を抑えることができます。

複合機は使用を続けていると、故障やトラブルが発生しやすくなる機器です。

その都度修理やメンテナンスを行うと費用が高額になる可能性があります。

保守契約では、修理やメンテナンスを一定の（保守）費用の中で行うことができるため、トータルで考えると費用を抑えることになります。

定期的なメンテナンスを行うことで、故障やトラブルの頻度を抑えることにも繋がります。

保守契約の種類と費用相場

複合機の保守契約には、主に3つの種類があります。

• カウンター保守契約
• スポット保守契約
• キット保守契約

それぞれの契約内容と費用相場について詳しく見ていきましょう。

カウンター保守契約

カウンター保守契約とは、複合機の使用量（印刷枚数）に応じて保守費用が決まる契約です。

現在はこのカウンター保守契約が一般的です。

カウンター保守契約では、1枚あたりの印刷コスト（カウンター料金）が設定され、その枚数に基づいて月額費用が算出されます。

▼一般的なカウンター料金の例

スポット保守契約

スポット保守契約は、修理やメンテナンス、部品交換などが必要になった時にのみ保守サービスを受ける契約です。

契約自体に費用はかかりませんが、故障やトラブルが発生した際に保守対応を依頼、都度費用を支払います。
（定期的な点検やメンテナンスは含まれず、トナーや印刷用紙などの消耗品は自費です。）

必要になった時にのみ費用が発生するというメリットはありますが、コストの予想がしずらい点や、上記の通り、修理1回にかかるコストは高額となる傾向にあります。

日々のメンテナンスや軽微な修理・トラブル対応は自分たちでできるという場合や、複合機の使用頻度自体が低いという場合においては検討してもよいかもしれません。

キット保守契約

キット保守契約とは、保守費用が含まれたトナーを購入することで、そのトナーを使っている間（最長5年間）はメンテナンス等の保守サービスを受けられる契約です。

キット保守契約は、1枚当りの印刷コストが割高になりがちとなるため、一般的にはあまり利用されていません。

月間印刷枚数が少ない場合（500枚程度）は検討してもよいかもしれません。

保守契約を結ぶ際の注意点

複合機の保守契約を結ぶ際には、契約内容や対応スピード、費用面など、多くの要素を慎重に検討する必要があります。

ここでは、一般的な保守契約である『カウンター保守』の契約について、特に注意すべき具体的なポイントを詳しく解説します。

契約内容の詳細確認

保守契約を結ぶ際は、契約に含まれるサービスの範囲を細かく把握しましょう。

当たり前ですが、契約は一度結んでしまうと、その契約内容を変えることはできません。

そのため、最低限以下のような点は確認するようにしましょう。

• 定期メンテナンスの頻度
  定期メンテナンスがあるかどうか？やメンテナンス内容について
• 消耗品の交換
  トナーやドラムといった消耗品の交換が契約に含まれているかどうか
• 対象範囲
  保守が適用される範囲が複合機全体なのか、特定の部品のみなのか

費用について

保守契約を結ぶ際には、費用面については特に慎重に確認する必要があります。

カウンター保守契約においては、一度カウンター料金が決まってしまうと契約が終了するまで変えることはできません。

また、契約内容によっては”追加料金”が発生する可能性もあるため、その点は特に確認しましょう。

費用面に確認すべき点は以下の通りです。

• 費用の範囲
  保守契約費用が、どのサービスや部品までを含んでいるか？特定の修理や部品交換が「特別料金」として別途請求されるかどうか？など
• 1枚あたりの単価
  印刷費用が月間どの程度になりそうか？交渉※の余地は無いか？など
• 緊急対応時の費用
  緊急対応や深夜対応など、特別な状況で追加料金が発生するかどうか？またその費用感。

費用面に関してはトラブルの元になりやすいため、特に慎重に確認することをお勧めします。

対応スピードとサポート体制

トラブルが発生した際の対応スピードや、どのようなサポート体制になるのかは確認しておきましょう。

この点を把握しておかないと、いざ修理が必要となった際に、業務に支障が出てしまう可能性があります。

具体的には、

• サポート対応時間
  24時間対応なのかどうか？や、業務時間外対応の可否など、サポート対応時間の確認。
• 依頼してから修理対応までの時間
  修理依頼を行ってから、技術者が現場に到着するまでの時間はどの程度なのか？
• 代替機の提供の可否
  修理が長期化する場合、一時的に代替機が提供されるかどうか？

修理等を依頼した際に、実際にどのような対応となるのか、契約の時点で十分に確認しておきましょう。

まとめ

複合機の保守契約は、企業が安心して複合機を使用する上で非常に重要です。

保守契約を通じて、機器のトラブルを未然に防ぎ、迅速な対応を受けることで、業務の中断を最小限に抑えることができます。

契約の種類や内容を理解し、企業のニーズに合った保守契約を選ぶことが、長期的なコスト削減と機器の寿命延長につながります。