複合機リース期間の選び方|最適な契約期間を選ぶための3つのポイント

複合機リース期間の選び方|最適な契約期間を選ぶための3つのポイント

複合機のリースを考えています。リース期間はどのように考えたらいいですか?

リース期間は多くの企業が『5年』を選択しています。短期リース、長期リースそれぞれのメリット・デメリットを考慮して決めましょう。

複合機をリースする際、契約期間の選び方は非常に重要です。

リース期間によってコストや契約終了後の対応が変わるため、自社の状況に合った期間を選びましょう。

本記事では、複合機リースの一般的なリース期間や、最適な期間を選ぶためのポイントについて詳しく解説します。

この記事で分かること!

  • 複合機のリース期間は3〜7年(5年が主流)
  • リース期間選びのポイント
  • リース期間終了後の3つの選択肢
  • 複合機のリースに関するよくある質問
目次

複合機のリース期間は3〜7年が基本

複合機リースの契約期間は、法律の範囲内の3~7年で自由に契約ができます

期間は契約時に定められ、一般的に3年、5年、7年が主流になっています。

コスト面だけを見ると、期間が短いほどリース料金は高く、期間が長いほどリース料金が安くなる傾向にあります。

また、他にもメリット・デメリットがそれぞれあります(後述)

多くの企業がリース期間『5年』を選ぶ理由

多くの企業がリース期間を『5年』に選んでいます。

その大きな理由は、複合機の法定耐用年数がおおよそ5年とされているからです。

これは、税務上の減価償却の計算に基づいた期間で、5年を経過すると機械の価値がほぼ減価償却されることになります。

他にも、

  • コストとリース料のバランスが良い
  • 新しい機種への更新タイミングがちょうどよい
  • 途中解約のリスク軽減

などの理由から、多くの企業が5年のリース期間を選んでいます。

リース期間の選び方のポイント

リース期間を選ぶ際に考慮すべきポイントは大きく3つあります。

  • トータルコスト
  • 印刷枚数
  • 利便性

複合機のリース期間を決める際にはこの3つを考慮して決めると良いでしょう。

トータルコストで考える

トータルコストを抑えたい場合は、契約期間を長くすると良いでしょう。

前述しましたが、契約期間が長くなるほどリース料金(月額料金)が安くなる傾向にあります。

これは、リース期間ごとに『リース料率』が定められているからです。

▼リース期間毎のリース料率の相場

リース期間リース料率
3年(正式には3.5年)3.1~3.2%
4年2.5%~2.6%
5年1.9%~2.0%
6年1.6%~1.7%
7年1.3%~1.4%

▼本体価格が100万円の複合機を『5年間(60ヶ月)』でリースした場合のコスト

リース料率:2.0%
月額リース料金:2万円
総支払額:120万円

コストだけを考えた場合、長期契約ほど月額リース料金と総支払額は安くなる傾向にあります。

上記リース料率はあくまで目安です。リース料率次第では、5年契約よりも7年契約のほうが、『月額料金は安いけれど総支払額が多い』、ということもあり得るため、トータルコストで比較して検討しましょう。

印刷枚数で考える

月間の印刷枚数でリース期間を決める方法もあります。

複合機には”印刷対応枚数”の目安があり、300万枚の印刷が一つの目安と言われています。

例えば以下のような計算が立てられます。

月間の印刷枚数が5万枚を想定している場合、

印刷対応枚数300万枚 ÷ 月間印刷枚数50,000枚
60ヶ月(5年)

5年のリース期間が適している

もちろん、累計300万枚の印刷後すぐに印刷ができなくなる、というわけではありませんが、そのくらい使用する頃には、新品だった頃に比べると故障やトラブルが増えてくるでしょう。

このような状態になると『そろそろ替え時』と言えます。

想定の印刷枚数を算出できるようであれば、月間の印刷枚数を目安に期間を決めることもお勧めです。

利便性で考える

利便性、つまり、複合機の最新機能を使い続けたい場合はリース期間は短い方が良いでしょう。

複合機の最新機種はおおよそ3~5年ごとに登場すると言われているため、リース期間が短ければ、常に最新の機能を搭載した複合機を利用することができます。

最新の複合機は、以下のような特徴があります。

  • プリント・スキャン技術の向上
  • セキュリティ強化
  • クラウド機能の搭載
  • エコフレンドリー
  • 省エネ機能
    など

このような機能を必要、活用したい企業の場合は、コストは高くなる可能性はあるものの、リース期間は短くするとよいでしょう。

短期リース vs 長期リースのメリットとデメリットまとめ

短期リースと長期リースのメリットとデメリットは以下のとおりです。

短期リース
メリット:最新機種を導入しやすく、リース契約終了後の更新も柔軟に行える。新しいためトラブルも少ない。
デメリット:月額料金が高くなる傾向があり、長期的に見るとコストがかさむ可能性がある。

長期リース
メリット:月々の支払いが抑えられ、総支払額が低くなることが多い。
デメリット:リース期間中に最新機種が出ることがある。また、長く使っているとトラブルが起こりやすい点、途中解約が難しい点もデメリット。

リース期間終了後の3つの選択肢

リース期間が終了した後には、3つの選択肢が存在します。

  • リース契約の延長(再リース)
  • 新しいリース契約
  • 買い取り

リース契約の延長(再リース)

リース契約終了後、同じ複合機を引き続き使用したい場合、リース契約の延長(再リース)を選択することができます。

メリット

費用が安くなる
リース期間終了後の再リースでは、機器の価値が下がっているため、初期リース期間に比べて月額リース料が安くなる傾向があります。

デメリット

最新機種の利用ができない
継続利用をするため、最新の機種は利用できないことになります。

機器の老朽化リスク
複合機の寿命が近づいているため、故障やパフォーマンスの低下が発生しやすく、修理コストがかさむ可能性があります。

新しいリース契約

リース終了時に、新しい複合機に切り替えて、新たにリース契約を結ぶ選択肢です。

リース契約を結び直すことで、最新モデルや別の機種を導入できます。

メリット

最新機能の導入
最新の複合機を使用できるため、より高性能で効率的な機能を利用でき、印刷時の利便性が向上します。

故障リスクの軽減
新品の機種を導入すれば機器の故障リスクが低減します。

デメリット

リース料やカウンター料金のリセット
再契約を行うため、導入する機種や契約内容によってはリース料やカウンター料金が変わり、費用が増加する可能性があります。

慣れるのに時間がかかる場合がある
最新機種の最新機能を使いこなすためには、慣れの時間が必要になるかもしれません。

買い取り

リース期間終了後に、リースしていた複合機を残価(リース終了時に決定される価値)で買い取る選択肢です。

これにより自社資産となります。

メリット

コスト削減
買い取りを行えば、リース料の支払いが不要となり、以降は保守やメンテナンスにかかる費用のみで利用できます。
特に、機器がまだ十分に使える場合には、コスト削減効果が大きいです。

自社資産になる
買い取った複合機は自社の資産となり、売却や譲渡の自由度が増します。

デメリット

保守コストの増加
古くなった複合機を使い続ける場合、故障リスクが高まり、修理費や保守コストが増加する可能性があります。
また、メーカーの保守サービスが終了する場合もあります。

最新機種(機能)を利用できない
複合機を買い取り、使い続けるということは、買い替えない限り最新の機種(機能)を利用できないということになります。

複合機のリースに関するよくある質問

複合機のリースに関するよくある質問をまとめました。

Q:リース期間中に契約変更は可能ですか?

A: 多くの場合、リース期間中の契約変更は難しいです。

しかし、リース会社によっては一定の条件下で変更が可能な場合もあります。

そのため、事前にリース会社と契約条件を確認しておくことが重要です。

Q:途中解約はできますか?

A:原則として契約期間満了まで解約はできません。

途中解約を希望する場合には違約金が発生することが一般的です。

例えば、5年契約を2年で解約する場合、残り3年分のリース料(リース残債)を一括(場合によっては毎月)で支払う必要があります。

月間リース料10,000円
残り契約期間3年(36ヶ月)
リース残債360,000円

Q:”借り換え”ってなんですか?

A:途中解約をして違約金であるリース残債を支払い、別のリース会社と改めて契約を行うことです。

特に、借り換えによってカウンター料金が大きく下がり印刷代金が安くなると、リース残債を支払っても総費用を安くできる可能性があります。

▼借り換えで総費用が安くなった具体例

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まとめ

複合機リースの期間を選ぶ際には、自社の業務に最も合った期間を検討することが重要です。

短期リースと長期リースにはそれぞれメリット・デメリットがあり、コストや技術の更新頻度を考慮しながら判断しましょう。

リース終了後の選択肢も視野に入れ、契約前に十分な検討を行うことで、最適なリース契約を結ぶことができます。

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