複合機のリースを考えています。リース期間はどのように考えたらいいですか？

リース期間は多くの企業が『5年』を選択しています。短期リース、長期リースそれぞれのメリット・デメリットを考慮して決めましょう。

複合機をリースする際、契約期間の選び方は非常に重要です。

リース期間によってコストや契約終了後の対応が変わるため、自社の状況に合った期間を選びましょう。

本記事では、複合機リースの一般的なリース期間や、最適な期間を選ぶためのポイントについて詳しく解説します。

複合機のリース期間は3〜7年が基本

複合機リースの契約期間は、法律の範囲内の3～7年で自由に契約ができます。

期間は契約時に定められ、一般的に3年、5年、7年が主流になっています。

コスト面だけを見ると、期間が短いほどリース料金は高く、期間が長いほどリース料金が安くなる傾向にあります。

また、他にもメリット・デメリットがそれぞれあります（後述）

リース期間の選び方のポイント

リース期間を選ぶ際に考慮すべきポイントは大きく3つあります。

• トータルコスト
• 印刷枚数
• 利便性

複合機のリース期間を決める際にはこの3つを考慮して決めると良いでしょう。

トータルコストで考える

トータルコストを抑えたい場合は、契約期間を長くすると良いでしょう。

前述しましたが、契約期間が長くなるほどリース料金（月額料金）が安くなる傾向にあります。

これは、リース期間ごとに『リース料率』が定められているからです。

▼リース期間毎のリース料率の相場

コストだけを考えた場合、長期契約ほど月額リース料金と総支払額は安くなる傾向にあります。

上記リース料率はあくまで目安です。リース料率次第では、5年契約よりも7年契約のほうが、『月額料金は安いけれど総支払額が多い』、ということもあり得るため、トータルコストで比較して検討しましょう。

印刷枚数で考える

月間の印刷枚数でリース期間を決める方法もあります。

複合機には”印刷対応枚数”の目安があり、300万枚の印刷が一つの目安と言われています。

例えば以下のような計算が立てられます。

もちろん、累計300万枚の印刷後すぐに印刷ができなくなる、というわけではありませんが、そのくらい使用する頃には、新品だった頃に比べると故障やトラブルが増えてくるでしょう。

このような状態になると『そろそろ替え時』と言えます。

想定の印刷枚数を算出できるようであれば、月間の印刷枚数を目安に期間を決めることもお勧めです。

利便性で考える

利便性、つまり、複合機の最新機能を使い続けたい場合はリース期間は短い方が良いでしょう。

複合機の最新機種はおおよそ3～5年ごとに登場すると言われているため、リース期間が短ければ、常に最新の機能を搭載した複合機を利用することができます。

最新の複合機は、以下のような特徴があります。

• プリント・スキャン技術の向上
• セキュリティ強化
• クラウド機能の搭載
• エコフレンドリー
• 省エネ機能
  など

このような機能を必要、活用したい企業の場合は、コストは高くなる可能性はあるものの、リース期間は短くするとよいでしょう。

リース期間終了後の3つの選択肢

リース期間が終了した後には、3つの選択肢が存在します。

• リース契約の延長（再リース）
• 新しいリース契約
• 買い取り

リース契約の延長（再リース）

リース契約終了後、同じ複合機を引き続き使用したい場合、リース契約の延長（再リース）を選択することができます。

メリット

費用が安くなる
リース期間終了後の再リースでは、機器の価値が下がっているため、初期リース期間に比べて月額リース料が安くなる傾向があります。

デメリット

最新機種の利用ができない
継続利用をするため、最新の機種は利用できないことになります。

機器の老朽化リスク
複合機の寿命が近づいているため、故障やパフォーマンスの低下が発生しやすく、修理コストがかさむ可能性があります。

新しいリース契約

リース終了時に、新しい複合機に切り替えて、新たにリース契約を結ぶ選択肢です。

リース契約を結び直すことで、最新モデルや別の機種を導入できます。

メリット

最新機能の導入
最新の複合機を使用できるため、より高性能で効率的な機能を利用でき、印刷時の利便性が向上します。

故障リスクの軽減
新品の機種を導入すれば機器の故障リスクが低減します。

デメリット

リース料やカウンター料金のリセット
再契約を行うため、導入する機種や契約内容によってはリース料やカウンター料金が変わり、費用が増加する可能性があります。

慣れるのに時間がかかる場合がある
最新機種の最新機能を使いこなすためには、慣れの時間が必要になるかもしれません。

買い取り

リース期間終了後に、リースしていた複合機を残価（リース終了時に決定される価値）で買い取る選択肢です。

これにより自社資産となります。

メリット

コスト削減
買い取りを行えば、リース料の支払いが不要となり、以降は保守やメンテナンスにかかる費用のみで利用できます。
特に、機器がまだ十分に使える場合には、コスト削減効果が大きいです。

自社資産になる
買い取った複合機は自社の資産となり、売却や譲渡の自由度が増します。

デメリット

保守コストの増加
古くなった複合機を使い続ける場合、故障リスクが高まり、修理費や保守コストが増加する可能性があります。
また、メーカーの保守サービスが終了する場合もあります。

最新機種（機能）を利用できない
複合機を買い取り、使い続けるということは、買い替えない限り最新の機種（機能）を利用できないということになります。

複合機のリースに関するよくある質問

複合機のリースに関するよくある質問をまとめました。

Q：リース期間中に契約変更は可能ですか？

A: 多くの場合、リース期間中の契約変更は難しいです。

しかし、リース会社によっては一定の条件下で変更が可能な場合もあります。

そのため、事前にリース会社と契約条件を確認しておくことが重要です。

Q：途中解約はできますか？

A：原則として契約期間満了まで解約はできません。

途中解約を希望する場合には違約金が発生することが一般的です。

例えば、5年契約を2年で解約する場合、残り3年分のリース料（リース残債）を一括（場合によっては毎月）で支払う必要があります。

Q：”借り換え”ってなんですか？

A：途中解約をして違約金であるリース残債を支払い、別のリース会社と改めて契約を行うことです。

特に、借り換えによってカウンター料金が大きく下がり印刷代金が安くなると、リース残債を支払っても総費用を安くできる可能性があります。

▼借り換えで総費用が安くなった具体例

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まとめ

複合機リースの期間を選ぶ際には、自社の業務に最も合った期間を検討することが重要です。

短期リースと長期リースにはそれぞれメリット・デメリットがあり、コストや技術の更新頻度を考慮しながら判断しましょう。

リース終了後の選択肢も視野に入れ、契約前に十分な検討を行うことで、最適なリース契約を結ぶことができます。