複合機の導入を検討しています。リースと購入どちらがお勧めですか？

基本的にはリースがお勧めです。リースと購入の違いや、それぞれのメリットデメリットを総合して判断しましょう。

複合機の導入には大きく分けて「リース」と「購入」という2つの選択肢があります。

この記事では、「複合機のリース」と「購入」の基本的な違いやメリットデメリットを比較していきます。

また、リースがお勧めな理由や、リース契約時のポイントも解説します。

リースと購入のどちらが自社にとって最適か、を考える際の参考にしていただければ幸いです。

複合機のリースと複合機の購入の基本的な違いと比較

複合機を導入する際、企業は「リース」か「購入」のどちらかの方法を選ぶことが一般的です。

この2つの方法には、それぞれ独自の特徴があり、企業のニーズや財務状況に応じて最適な選択が異なります。

リースの特徴

企業が複合機をリース会社から機器を借りる形態です。

リース期間中は、月々のリース料金と印刷代金を支払い、契約終了時に複合機を返却します。

購入の特徴

複合機を購入する方法です。

購入価格の相場は100〜400万円と、機種やオプションによって価格に幅があります。

以下に、複合機のリースと購入の違いを比較表としてまとめました。

それぞれの違いを抑えた上で、次は『リース』と『購入』のメリットとデメリットを見ていきましょう。

複合機をリースするメリットとデメリット

まずは複合機をリースするメリットとデメリットを見ていきます。

リースのメリット

初期費用の軽減

リースを利用することで、複合機を導入する際の大きな初期投資を避けることができます。

また、月々の支払いはリース料金＋印刷代金（印刷枚数×カウンター料金）だけなので、コスト管理がしやすいこともメリットです。

最新機種を使える

リース契約が終了（更新）するたびに機種の切り替えができるため、常に最新の機種を利用することが可能です。

これにより、業務効率の向上が期待できます。

メンテナンスとサポートの充実

多くのリース契約には、定期的なメンテナンスやサポートが含まれています。

そのため、突発的な故障やトラブル、定期メンテナンス、更にはトナー等消耗品の交換に費用はかかりません。

リースのデメリット

長期的なコスト増

リースは、長期的に見ると購入に比べてコストが高くなる傾向があります。

加えて、リースのカウンター料金にはトナー原価の他に、”保守費用”と”販売店マージン”が含まれていることが多く、一般的には1枚あたりの印刷コストは複合機を購入して使用したときよりも高くなります。

途中解約が難しい

リース契約は原則として契約期間満了まで解約ができません。

途中解約を希望する場合には違約金が発生することが一般的です。

例えば、5年契約を3年で解約する場合、残り2年分のリース料を一括（場合によっては毎月）で支払う必要があります。

リース契約が終了すると返却が必要

リース契約終了後は複合機を返却する必要があり、次のリース契約を結ぶか、新たに購入する必要があります。

複合機をリースするメリットデメリットのより詳しい解説は以下の記事をご覧ください。

複合機を購入するメリットとデメリット

複合機を購入するメリットとデメリットも確認していきましょう。

購入のメリット

長期的なコスト削減

購入は初期費用が高いものの、長期的にはリースよりもコストが低くなる可能性が高いです。

購入すればもちろん、リース料金も保守費用もマージンも発生しないため、購入後の費用はメンテナンス費用や消耗品費のみで済みます。

特に、複合機を長期間使用したり、印刷枚数が大量になるような場合は、リースに比べて大きなコスト削減が見込めるでしょう。

資産としての価値

複合機は企業の資産として計上され、減価償却による税務上のメリットもあります。

自由な使用

購入した複合機は完全に所有権が企業にあるため、使用制限がなく、リース契約に縛られることなく自由に利用できます。

購入のデメリット

高額な初期費用

購入には多額の初期投資が必要となることは大きなデメリットです。

前述した通り、新品の複合機を購入する場合の相場は100〜400万円。

特に中小企業にとっては、資金繰りに大きな影響を与える可能性があります。

メンテナンスやアップグレードの負担

購入後の定期的なメンテナンスやトラブル対応、修理はすべて購入した企業が負担しなければなりません。

自分たちで対応できない場合は業者に依頼する必要がありますので、その都度費用が発生する可能性があります。

また、長く使用することが前提となりますので、最新機種が出ても古い機種をずっと使い続けなければいけない、というリスクもあります。

多くの企業にはリースがお勧め

多くの企業にとって、複合機の導入は購入よりもリースがお勧めです。

その理由は大きく2つ

• メンテナンスとサポートが契約に含まれる
• 契約によって印刷コストを下げられる可能性がある

詳しく見ていきましょう。

メンテナンスとサポートが契約に含まれる

リースには、メンテナンスとサポートが契約に含まれるという点が、購入よりもリースをお勧めできる点です。

• 今日印刷できないと困る…
• 大事な印刷物なのに、うまく印刷できない
• 社内に複合機のトラブルを対処できる人がいない
  など

保守がリース契約に含まれている場合、このような状況をすぐに解消できる点はとても大きなメリットです。

新品の最新機種を取り入れられることで、故障などのトラブルが少なくなる点もリースをお勧めできる点です。購入での長い使用や、中古の利用はどうしてもトラブルが増える傾向にあります。

契約によって印刷コストを下げられる可能性がある

メンテナンスやサポートが充実している代わりに、リースは”コストが高い”というデメリットがありました。

ただ、契約内容によってはこの印刷コストを下げられる可能性があります。

例えば、同じ機種をリースしたとしても、

• 月間利用枚数が多い
• 地方よりも都心の立地
• 契約年数が長い
• 学校や公共施設などでの利用
  など

このような条件下にて、印刷代金が安くなったり、安くする”交渉材料”にできたりもします。

複合機のリース会社ごとに独自の契約時のサービス（オプション）がありますので、できる限り印刷コストを下げられるよう、リース会社選びや交渉を行いましょう。

『トナー原価』のみを印刷代金にするようなサービスもある

保守費用と販売店マージンを削減し、『トナー原価』のみを印刷代金にするようなサービスを展開する企業もあります。

以下は、そのサービスを利用した際のカウンター料金の例です。

	平均	原価
白黒／1枚	3円	0.4〜0.8円
カラー／1枚	30円	4〜8円

このようなサービスを利用した場合、劇的にコストを下げられる可能性があります。

印刷コストを下げられるよう契約を行い、メンテナンスやサポートのサービスをフル活用する。複合機はリースで、このような方法を取ることをお勧めします。

リース契約をする際のポイント

リース契約を結ぶ際には重要なポイントが3つあります。

• コスト比較（相見積もり）をする
• リース期間の選定
• 保守内容やサービスの確認

リース契約は数年単位となるため、契約の際は慎重に検討を重ねましょう。

コスト比較（相見積もり）

契約を決める前には必ず、複数の業者に相見積もりを取り、コストや保守内容を比較しましょう。

仮に同じ複合機をリースする場合でも、リース会社ごとに保守内容やサービスが異なるため、リース料金や印刷代金が異なります。

基本的に、一度契約をしてしまうと、契約期間が終了するまで契約内容を変えることはできません。

必ず複数社に相見積もりをとり、様々な点を比較検討の上、契約を進めることをお勧めします。

「購入」と迷っている場合はリース会社、販売店の見積もりを取り、比較検討しましょう。

リースの契約期間の確認

リース期間は一般的に3年から5年ですが、自社の複合機の使用状況に合わせて最適な契約期間にすることが重要です。

例えば、

• 最新の複合機を常に導入したい場合は短期間
• コストを抑えたい場合は長期間

など、自社やオフィスの状況を踏まえてリース契約期間を決めましょう。

一般的に、契約期間が長いほど月々のコストは下がります。また、月間印刷枚数が多いほどカウンター料金が下がったりもします。

保守内容やサービスの確認

リース契約に含まれる保守内容や範囲、サービス内容は十分に確認しましょう。

契約内容によって保守内容やサービスが異なりますし、費用（リース料・印刷代金）も変わってくる場合があります。

• 必要なサポートがあるか？
• 定期点検はあるか？
• 対応スピードはどうか？
• 対応時間は何時から何時までか？
• 消耗品の交換、補充は無料か？
• 無償の部品交換、修理サービスはあるか？
• 故障時に代替機の提供はあるか？
• 過剰なサービスがついていないか？
• 割引サービスはないか？
• 『販売店メンテナンス』か『メーカーメンテナンス』か？
  など

おすすめはメーカーメンテナンス

メンテナンスが『販売店メンテナンス』か『メーカーメンテナンス』なのかは重要です。

なぜなら、保守内容や範囲が大きく異なるからです。

おすすめは、技術力が高く対応エリアの広い『メーカーメンテナンス』です。

まとめ

複合機の導入には、リースと購入の2つの方法があります。

それぞれにメリットとデメリットがあり、企業の状況やニーズに応じた選択が重要です。

特にリースは、初期費用の軽減や最新機種を導入できるため、多くの企業にとって有効な手段と言えるでしょう。

購入は初期費用が高いものの、長期的なコスト削減や自由な使用が可能なため、より安定した使用を行いたい場合は検討すると良いかもしれません。

この記事が、複合機導入の良い材料になれば幸いです。