オフィスに複合機の導入を検討しています。リースをするメリットとデメリットを教えてください。

複合機のリースは費用面、利便性においてメリットがあります。逆に、リースならではのデメリットもあります。

複合機の導入には高額な初期投資が必要となるため、多くの企業がリース契約を選択しています。

本記事では、複合機リースのメリットとデメリットを具体的な数字や事例を交えて詳しく解説します。

失敗しない為に重要な、リース契約時のポイントについても解説します。

複合機をリースする4つのメリット

複合機をリースすることは、複合機を購入して導入することに比べると、以下のような4つのメリットがあります。

• 初期費用を抑え、資金を有効活用できる
• 最新機種を導入し、業務効率アップが期待できる
• ランニングコストが明確で予算管理が容易
• メンテナンスやトラブル対応も安心

一つずつ詳しくみていきましょう。

メリット①初期費用を抑え、資金を有効活用

複合機のリースは、初期費用を抑えられる大きなメリットがあります。

リース契約であれば初期費用はかからず、費用は毎月の『月額リース料金＋※印刷代金』で済みます。

リースの月額費用例

一般的な複合機を購入する場合、新品の本体価格相場は約100～400万円で、大きな初期費用がかかります。

初期費用のかからないリース契約は、特に、スタートアップ企業や中小企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。

リース契約の”印刷代金”の仕組み

複合機のリースでは、印刷1枚につき◯円という『カウンター料金』が発生します。

モノクロ・カラーそれぞれ1枚あたりの単価が設定され、印刷した枚数分の料金が請求される仕組みです。

	白黒（モノクロ）	フルカラー
平均費用	3円／枚	30円／枚

この費用の中には、トナー原価の他、機器の定期的なメンテナンスやトナー・インクの補充、故障時の修理などの保守サービス、販売店のマージンを含むのが一般的です。

メリット②最新機種を導入し、業務効率アップ

リース契約では、導入時、また再契約時に最新の複合機を利用できるというメリットがあります。

このことにより、業務効率の向上が見込めます。

例えば、最新機種では様々な機能が搭載されています。

• クラウド連携（オンライン印刷）
• AI機能の搭載
• 省エネ機能
• セキュリティの強化
• 高品質スキャン
  など

リースは数年おきに契約が終了するため、そのタイミングで最新機種に入れ替えられることは大きなメリットです。

これにより、最新の機能やセキュリティ対策を活用し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

メリット③ランニングコストを明確化し、予算管理を容易にできる

リース契約では、月々の支払い額が固定されているため、ランニングコストの予測が容易です。

なぜなら、前述したとおり、月間の費用は「月額リース費用＋印刷代金」で算出できるからです。

月額リース費用は固定ですので、あとはモノクロ＋カラーの印刷枚数を見積もっておけば月間費用が把握できるでしょう。

また、予め予算を決めておけば、月間の印刷枚数を逆算できますので、費用の削減が可能かもしれません。

カラー印刷の枚数を削減することが印刷代金を削減するコツです。詳しくは以下の記事で解説しています。

メリット④メンテナンスやトラブル対応も安心

リース契約には、メンテナンスやトラブル対応が含まれているため安心です。

年1回の定期メンテナンスや、トラブル発生時の無償修理が契約に組み込まれている場合、予期せぬ出費を避けることができます。

例えば、用紙詰まりやエラーが発生した場合、最短で当日中に修理に駆けつけてくれるサービスもあります。

複合機を購入して使用している場合、メンテナンスや修理は自分たちで行うか、別途依頼して行う必要があります。

その場合は都度費用が発生してしまいます。

リース契約にはこのような”保守”がついているため、安心して複合機を利用することができます。

複合機リースの3つのデメリット

複合機のリースには、デメリットもあります。

• 総支払額が購入よりも高くなる可能性がある
• 途中解約が難しい
• リース契約が終了すると返却が必要

ただし、これらデメリットの解消法もありますので合わせてご紹介していきます。

デメリット①総支払額が購入よりも高くなる可能性がある

リース契約は月々の支払いが軽減される一方で、長期的に見ると総支払額が購入よりも高くなる場合があります。

例えば、5年間のリース契約で総額100万円を支払う場合と、購入価格が100万円の複合機を比較するとします。

一見同じ支払額に見えますが、リース契約の場合には、

• 5年で契約が終了し、返却しなくてはいけない（※後述）
• 1枚あたりの印刷代金が高い（トナー原価＋保守費用＋マージン）

などの理由により、一般的には購入で利用するよりも総支払額は高くなります。

複合機を長期間で利用する、かつ印刷枚数が多いような場合は、複合機を購入するよりも総費用が高くなりがちになるため、リースのデメリットと言えるでしょう。

デメリット②途中解約が難しい

リース契約は原則として契約期間満了まで解約ができない点もデメリットです。

途中解約を希望する場合には違約金が発生することが一般的。

例えば、5年契約を2年で解約する場合、残り3年分のリース料を一括（場合によっては毎月）で支払う必要があります。

途中解約には予定外のコストが発生するリスクがあり、デメリットと言えます。

デメリットの解消法

途中解約をしてリース残債が発生しても、借り換え後のコストを考えた時に割安となる場合があります。

例えば、借り換えによってカウンター料金が大きく下がり、印刷代金が安くなると、リース残債を支払っても総費用が安くなる可能性があります。

総費用を確認し、どの方法が最も得かを考えて判断すると良いでしょう。

デメリット③リース契約が終了すると返却が必要

リース契約が終了すると、複合機を返却しなければならないことはデメリットです。

リース契約終了後も複合機を利用したい場合は一般的に、

• 同じ機種を再度リース契約する（再リース）
• 新しい機種をリース契約する
• 購入を検討する
• 別のリース会社を探し、再契約する

の選択肢になります。

再リースの場合はリース料金が安くなる場合が多くメリットになりますが、故障などのリスクが高まります。

新しい機種をリースする場合、新機能や使用方法に再度慣れなければいけませんし、購入を検討する場合、初期費用がかかります。

別のリース会社をイチから探すのも手間がかかり、担当者等も変わるため、面倒と感じる方も多いかもしれません。

いずれにせよ、リース契約終了後はなにかしらの方法をとらなければ複合機が手元に無くなってしまうことはデメリットです。

デメリットの解消法

『使用している複合機に不満がある』、『印刷コストが高く悩んでいる』そんな場合は、新しい契約を結べる良いチャンスと考えることもできます。

例えば、

• 自社の印刷状況に合った複合機に取り替えられる
• 印刷枚数が多い場合、カウンター料金を下げる交渉材料にできる
• 契約年数を伸ばすことでリース料金を下げる交渉材料にできる
• 印刷代金の安い新しいリース会社と契約する

契約終了を期に、より良い状況に変更できるチャンスと捉えましょう。

リース契約時の3つのポイント

ここまでで、

複合機は購入するよりもリースにしよう！

と考えている場合、リース契約を結ぶ際の大事なポイントがあります。

リース契約は数年に単位での契約となるため、契約内容がとても重要になります。

契約時のポイントを一つずつ見ていきましょう。

リース期間の選定

リース期間は一般的に3年から5年ですが、自社の使用状況に合わせて最適な期間を選定することが必要です。

例えば、

• 最新の複合機を常に導入したい場合は短期間
• コストを抑えたい場合は長期間

など、自社やオフィスの状況を踏まえてリース契約期間を決めましょう。

保守内容やサービスの確認

リース契約に含まれる保守内容やサービスは十分に確認しましょう。

契約内容によって保守内容やサービスが異なりますし、費用（リース料・印刷代金）も変わってくる場合があります。

• 必要なサポートがあるか？
• 対応スピードはどうか？
• 24時間対応か？
• 無償の部品交換、修理サービスはあるか？
• 過剰なサービスがついていないか？
• 割引サービスはないか？
• 『販売店メンテナンス』か『メーカーメンテナンス』か？
  など

おすすめはメーカーメンテナンス

メンテナンスが『販売店メンテナンス』か『メーカーメンテナンス』なのかは重要です。

なぜなら、保守内容が大きく異なるからです。

おすすめは、技術力が高く対応エリアの広い『メーカーメンテナンス』です。

コスト比較（相見積もり）

契約を決める前には必ず、複数の業者に相見積もりを取ることをお勧めします。

これまでお伝えしてきた通り、リース会社ごとに保守内容やサービスが異なり、リース料金や印刷代金も異なります。

A社
印刷代金は高いが保守に力を入れていてアフターフォローに強い

B社
軽微なメンテナンスを自分たちで行う代わりに、保守費用が安く（無く）印刷代金が安い

一度契約をしてしまえば、数年間は同じ契約条件や費用の元、複合機を利用しなければいけません。

必ず複数社に見積もりをとり、費用・契約内容面を比較検討の上、契約を進めることをお勧めします。

まとめ

複合機のリースは、初期費用の削減や最新機種の導入、予算管理の容易さなど、多くのメリットがあります。

しかし、総支払額の高さや途中解約の難しさ、リース終了後の返却といったデメリットも考慮する必要があります。

リース契約を検討する際には、これらのメリット・デメリットをバランスよく評価し、自社のニーズに最適な契約を選ぶことが重要です。

お伝えした”契約時のポイント”が複合機導入・契約の参考になれば幸いです。