印刷コスト削減に効果的！印刷の社内ルール6選
印刷コストの削減は、経費削減になることはもちろん、様々なメリットをもたらします。
社員全員、印刷コストを削減することはなんとなく効果的・必要だとは分かっていても、
みんなで印刷コスト削減に取り組もう！
と誰かが声を上げただけでは、おそらく長くは続かないでしょう。
そこで重要になってくるのが印刷コスト削減の『社内ルール』による社員全員の協力と意識の向上です。
このルールを策定、共有、継続することで初めて印刷コストの削減が実現します。
本記事では、印刷コスト削減のためのルールを6つご紹介します。
この記事で分かること！
- 印刷コストを削減するための6つのルール
- 印刷コスト削減の社内ルールを徹底してもらうために行うべきこと
- 印刷コスト削減のメリットとルール化の重要性
印刷コストを削減するためのルール6選
印刷コストを効果的に削減するためには、”ルール”を策定し社内で徹底することが重要です。
全て行う必要はありませんが、社内・部署内・個人でできる範囲でルール化し、複数を組み合わせることで印刷コスト削減効果を高めていきましょう。
印刷コスト削減ルールを6つ用意しました。
社内用の印刷は「白黒＆両面印刷」が基本
社内用の印刷は「白黒＆両面印刷」を基本的なルールにしましょう。
白黒印刷の費用はフルカラーに比べると1/10程度です。
| 白黒（モノクロ） | フルカラー | |
| 平均費用 | 3円／枚 | 30円／枚 |
簡単にルール化でき、効果の高い方法と言えるでしょう。
また、複合機・プリンターのデフォルトの設定を「白黒＆両面印刷」にすることで、意識せずに印刷した場合でもコスト削減に適した印刷となるためお勧めです。
社内用の印刷は必要に応じてカラーと白黒を使い分けると良いですね。
フルカラーを抑えることは大きなコスト削減をもたらす
一般的な企業での印刷（2,000枚程度）を、全て白黒印刷、全てカラー印刷だった場合を比べると、
※白黒印刷『3円／枚』、フルカラー『30円／枚』で計算
白黒：3円×2,000枚＝6,000円
カラー：30円×2,000枚＝60,000円
1ヶ月で5万4千円の差、1年では64万8千円の差になります。
ペーパーレス推進
ペーパーレス化をルール化、推進しましょう。
不要な印刷を抑えることができ、印刷コスト削減に直結します。
例えば、以下のような資料は印刷ではなく、PDF等のデジタル形式で配布したり、タブレットで提案・説明をすると良いでしょう。
- 会議で使用する資料
- 社内報
- 業務マニュアル
- 報告書・分析資料
- マーケティング資料（製品カタログ・プロモーション資料等）
- 人事関連資料（社内研修資料・評価シート等）
- アンケート資料
社員には、「印刷する前に本当に印刷が必要か考える」というルールも設け、ペーパーレス化を推進していきましょう。
印刷枚数制限
1人あたりの、日毎または月間印刷枚数を制限するルールを設定するのも効果的です。
印刷コスト削減はもちろんのこと、社員の1枚1枚の印刷に対する意識の向上が見込めるでしょう。
具体的には、
- 一人あたり1日／月◯枚を印刷目安とする
- 一人ひとり毎月の印刷枚数めやすを申告してもらい、管理する
- 大量印刷の際は上長の承認を必要とする
など
複合機には『個人認証システム』を設定できる機種もあります。機能を制限したり、印刷枚数の管理をすることも可能です。
印刷可能時間の制限
印刷ができる時間にルールを設けるのも、不要な印刷の削減に繋がります。
例えば、以下のような施策が考えられます。
- 印刷可能時間を業務時間内に限定
- 深夜や終末（休業日）の印刷を禁止
周りに他の社員が少なかったり、営業時間外・休日出社してる際などは、（印刷コストに限らず）社内のコスト全般への意識は低くなりがちです。
印刷可能な時間にルールを設けることで、不要な印刷をできる限り少なくすることができるでしょう。
環境配慮のルール
『印刷コスト削減』という意識だけではなく、『環境への配慮』をルールに加えることで、企業にも環境にもプラスとなります。
具体的な施策として、
- リサイクルペーパーの使用推奨
- インクやトナーのリサイクルプログラムの実施
- ミスプリント用紙の再利用
など
印刷は環境への影響がある、ということを意識し、ルールを策定することを検討しましょう。
印刷が環境へ与える影響
印刷には、”紙”と”インク・トナー”を使用します。
これらの製造、使用、廃棄において、
- 森林資源への影響
- 二酸化炭素の排出
- 廃棄物の増加
- 環境汚染
などに影響が出ます。
参考：公益社団法人日本印刷技術協会｜印刷が環境問題を意識すべきとき
何気ない印刷が環境に影響を与えているということを、常に心に留めておきましょう。
定期的な複合機・プリンターの見直し
少し『ルール』とは外れるかもしれませんが、複合機・プリンター自体を定期的に見直し、導入・交換を検討することもお勧めです。
なぜなら、ランニングコストの低い複合機や、高性能で省エネのプリンターに変えることは印刷コスト削減に直結するからです。
例えば、原価に近い状態で提供している複合機に変えた場合、カウンター料金は以下のようになります。
| 平均 | 原価 | |
| 白黒／1枚 | 3円 | 0.4〜0.8円 |
| カラー／1枚 | 30円 | 4〜8円 |
仮に、カラーで月間1000枚印刷した場合を比較すると
平均的な複合機：30円×1000枚＝30,000円
原価提供の複合機：5円×1000枚＝5,000円
※1枚5円で計算した場合
1ヶ月で2万5千円の差、1年では30万円の差になります。
定期的に複合機やプリンターを見直しするルールを設け、新しいサービス・新機種への変更を検討するのも印刷コスト削減に役立ちます。
▼印刷コスト削減のコツ、複合機の印刷代金が高い理由を知りたい方は以下の記事へ！
印刷コスト削減の社内ルールを徹底してもらうために行うべきこと
印刷コスト削減の社内ルールを、より多くの社員に、より長く徹底してもらうためにはいくつかポイントがあります。
- ルールの明確化
- 社員の理解と協力
- 適切なインセンティブ
- 定期的な評価とフィードバックを用いてのルール調整
一つずつ見ていきましょう。
ルールの明確化
まず行うことは、『ルールの明確化』です。
ルールを”明確に”定めないと、社員はどう動いていいか分かりませんし、削減に貢献しているかどうかも実感しにくいです。
『ルールの明確化』では以下のようなことを行いましょう。
- 印刷コスト削減の目的、目標の設定
- 具体的な印刷コスト削減のガイドラインの作成
- 全社員への共有（もちろんペーパーレスで）
全員が同じルールの元、同じ目標に向かって進めるよう、まずはルールを明確にしましょう。
社員の理解と協力
次に行うことは社員の理解と協力を得ることです。
これ無くして印刷コスト削減は達成できません。
社員にルールの意図やメリット、目標を理解してもらうために資料作成や声がけを行ったり、社員からのフィードバックを受け入れる体制を設けるなどしましょう。
印刷コスト削減は、社員ひとりひとりの理解と協力が必要不可欠です。
ここを丁寧に行うことで、印刷コスト削減の継続、効率向上を図りましょう。
適切なインセンティブ
適切なインセンティブもモチベーションの向上に有効です。
- 印刷コスト削減に貢献した社員や部署に対するインセンティブの提供
- 成功事例の社内での共有と称賛
など
印刷コスト削減に協力・貢献してくれた社員にはインセンティブを提供することも効果的です。
定期的な評価とフィードバックを用いてのルール調整
定期的な評価とフィードバックを用いて、ルールは常に調整していきましょう。
ただルールを実行しただけでは、”どのくらい”の効果が出ているのかが分かりません。
定期的に評価をし、必要に応じてルールに調整を入れるべきです。
また、社員からはフィードバックを積極的に取り入れ、こちらもルールに反映させていきましょう。
ルールの調整は、印刷コスト削減の成果と社員のモチベーションにつながる大事な要素です。
常に調整をして最適化を目指しましょう。
まとめ
印刷コスト削減は、企業の経費削減、環境保護、業務効率の向上に寄与する重要な取り組みです。
基本ルールの設定と持続的な取り組みを行うことで、効果的に印刷コストを管理・削減することが可能となります。
社員の理解と協力を得ることでルールを徹底し、全社一丸となってコスト削減を実現していきましょう。
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