社内でたくさん印刷するので複合機の印刷コストがかさんでしまい困っています。印刷コストを削減する良い方法はないでしょうか？

複合機やプリンターの印刷コストを削減する方法は様々あります。その中でも効果の高い方法を実践していきたいものですね。具体的なコスト削減の方法をご紹介していきましょう。

印刷1枚1枚の費用は小さくとも、日々当たり前のように大量に行われるため、印刷コストは気づかずに経費を圧迫している可能性があります。

実は、印刷コストは削減できる場合がほとんど。

• 複合機・プリンターの使用方法の見直し
• 印刷する人の意識の変化
• 本体の入れ替え（買い替え）

などの方法を取ることで改善ができます。

”経費削減”は”利益”に近い性質を持っているため、印刷コストの削減を実現できると、売上を上げるよりも早く簡単に利益化が見込めます。

ぜひこれを機に、印刷コスト削減に取り組んでみてください。

印刷コスト削減のポイントは、いかにカラー印刷を減らすか

印刷コスト削減の最大のポイントは、いかにカラー印刷を減らすかにかかっています。

なぜなら、白黒（モノクロ）印刷と比べるとカラー印刷は1枚あたり約10倍の費用がかかるからです。

▼複合機（リース）の印刷費用例

例えば、一般的な企業では1ヶ月間に2,000枚程度印刷されていると言われますが、全て白黒印刷、全てカラー印刷だった場合を比べると、

カラー印刷の枚数が多くなればなるほど印刷コストは膨れていきます。

つまり、いかにカラー印刷の費用を減らすかが印刷コストの削減に直結していきます。

次から実際の印刷コストの削減方法を紹介していきます。

複合機、コピー機、プリンターの印刷コスト削減方法5選

印刷コスト削減の具体的な方法を、「利用者側」と「印刷機器本体側の見直し」両方の視点からご紹介します。

ぜひできるところから始めてみてください。

印刷の方法の見直し

まずは、最も簡単にできる印刷コスト削減の方法として、印刷の方法を見直していきましょう。

これには、印刷する人の意識や、社内の印刷ルール化が必要となります。

カラーと白黒を使い分ける

カラー印刷と白黒印刷の使い分けを徹底しましょう。

これは、印刷コストを削減するのに最も手っ取り早く効果のある方法となります。

上述しているように、カラー印刷は1枚あたりの費用が白黒印刷に比べて高いです。

そのため、

「社内の印刷物は”すべて”白黒印刷に統一する」

といったルールを設けるのも、カラー印刷の削減に効果的です。

カラー印刷は、社外で使う資料や、写真やデザインといった色味を伝えるものに限定して使用すると良いでしょう。

白黒印刷で見にくい場合は”2色印刷”を試してみましょう。

白黒よりも見やすく印象が良くなる上、印刷コストの削減に繋がります。

必要に応じて両面印刷を利用する

必要に応じて両面印刷を行いましょう。

この方法はカラー印刷の削減というよりは印刷用紙を削減する方法となります。

単純に、印刷枚数が1/2になりますので印刷コストの削減につながります。

『ページ集約機能』、『縮小機能』を使う

『ページ集約機能』、『縮小機能』といった印刷方法を使うのも印刷用紙の削減につながります。

両面印刷と合わせて使うと、片面印刷と比べると使用枚数を1/4程度に削減できる場合があります。

ミスプリントを防止する

ミスプリントは限りなくゼロにできるようにすることが重要です。

トナー、紙が無駄になるだけではなく、手間や印刷の時間も無駄となってしまいます。

そのためには、

• 印刷前のプレビュー画面確認の徹底
• 試し刷りを確認した後に印刷を行う

など、印刷前、印刷直後の確認でミスプリントをできる限り出さないように工夫をしましょう。

ペーパーレス化

そもそも”印刷しない（ペーパーレス化）”というのも印刷コスト削減に効果的です。

ペーパーレス化のアイディアは以下のようなものが考えられます

• 資料はPDF化、メール等で配布する
• 提案はタブレットに入れた資料を用いて行う

印刷する前に社員全員が、「これは本当に印刷する必要があるものか？」と考える癖を徹底できるようになると良いですね。

次からは、『印刷機器本体側の見直し』による印刷コスト削減方法です。印刷コストの削減効果がより高い方法となりますので、以降の方法もぜひ検討してみましょう。

リサイクルトナー（インク）の使用

純正のトナー（インク）ではなく、”リサイクル”トナーを使用するという方法もあります。

リサイクルトナーは純正のトナーに比べて安く、1/10以下の価格の商品もあります。

ただし、リサイクルトナーの使用にはいくつか注意点があります。

• 純正トナーに比べて不具合が発生する可能性が若干高い（2〜3％程度）
• 不具合発生に備えて予備のトナーを用意しておく必要がある
• 過酷な環境下（大量の連続印刷、精密な画像・写真の印刷、高温や低温といった環境）での印刷には適さない
• カラー印刷が純正のものと比べて若干色合いが異なる場合がある

このような点をクリアできるようであれば、リサイクルトナーの使用は印刷コスト削減に貢献ができます。

複合機なら入れ替え（買い替え）を検討する

複合機の印刷コストを削減したい場合は、複合機自体の入れ替えか買い替えを行うことで大幅な印刷コスト削減ができる場合があります。

複合機は「リース料金」「保守料金」、2つの料金でコストが決定しますが、これらはリース契約時に決定するものなので、コスト削減を検討するなら入れ替え（買い替え）しか方法がありません。

リース料金の削減

リース料金を削減するには、まずは複合機のスペックが現在の印刷状況に合っているか確認する必要があります。

一般的に、複合機は連続印刷のスピードや機能の有無でリース料金が異なります。

もし、必要以上の性能を持った複合機を使用している場合、より使用状況に合った複合機に変更することでリース料金を最適化できる場合があります。

保守料金

最後にご紹介するのは、保守料金（ランニングコスト）の最適化です。

複合機の入れ替え（買い替え）により保守料金（ランニングコスト）を最適化できると、大幅な印刷コスト削減につながる可能性があります。

なぜなら、前述したカラー／白黒印刷のコスト（カウンター料金）そのものを下げられる可能性があるため、非常に効果の高い方法と言えるでしょう。

複合機によっては通常、トナーに乗せる利益をギリギリに設定し、原価に近い状態で提供しているものが存在します。

以下は平均的な複合機と、トナーに利益を乗せていない、原価での複合機のカウンター料金の比較です。

仮に、カラーで月間2000枚印刷した場合を比較すると

複合機の印刷代金が高い理由

複合機の印刷代金が高い理由は、複合機のビジネスモデルにあります。

『インク商法』と呼ばれることもあるもので、複合機本体を安くリース（販売）し保証を厚くする代わりに、消耗品であるトナー（インク）に大きく利益を乗せて販売をしています。

複合機やプリンターは、一度設置・購入してしまえば数年使えてしまい、メーカーとしてはいずれ利益が出なくなってしまいます。

そのため、メーカーは固定費（本体価格）よりもランニングコスト（トナー・インク代）を重視し、印刷代金を高く設定する傾向にあります。

このように、保守料金（カウンター料金）の安価な複合機に入れ替えることで大幅な印刷コスト削減となる場合があります。

業務上、カラー印刷が多くなってしまう、もしくは印刷する枚数が多くなってしまうような業種は特にこの『複合機の入れ替え』が有効な場合が多くあります。
正直なところ、少しハードルは高いかもしれませんがこの『複合機の入れ替え』がこれまでご紹介した中で最も効果の高い方法と言えるかもしれません。

まとめ

印刷コスト削減には、まずはすぐにできる、印刷方法の見直しから始めてみましょう。

利用者一人ひとりの少しの意識や、小さなアイディア次第で印刷コストの削減が可能です。

更に、企業や部署として印刷コスト削減に真剣に取り組みたい場合や、印刷方法の見直しがこれ以上難しい、もっと効果的な削減に取り組みたい場合などには複合機の入れ替え（買い替え）を検討してみましょう。